DIEZ REGLAS BASICAS PARA ADMINISTRAR TU EMPRESA
5.-FUNCIONES BASICAS DE LA ADMINISTRACION
A traves de funciones claras y bien definidas, cada una de la areas financieras debe operar bajo un estricto control.
A) TESORERIA
En una empresa se deben revisar diariamente el estado de disponibilidades y de demanda de fondos monetarios, con la maxima atencion en la obtencion de los faltantes, las consignaciones, el traslado de recursos y la cancelacion de compromisos, a fin de aprovechar los descuentos ofrecidos por los proveedores y la recuperacion oportuna de la cartera.
Para que este departamento alcance un optimo desempeño, es necesario implementar politicas y controles en cuanto a los documentos: que todos lleven un numero consecutivo, asi como firmas de autorizacion.
B) MERCADOTECNIA
El administrador financiero debe involucrarse en la planeacion y direccion del programa de mercadotecnia, asi como el analisis de los resultados y en el señalamiento tanto de las areas para el mejoramiento como las de oportunidades potenciales, observando siempre la formula exacta de costo-beneficio.
C) CONTABILIDAD
La decision financiera esta basada en informacion numerica.Estos numeros emanan del sistema contable que emite los informes, y de ellos, a su vez, son los que orientan las decisiones financieras.
D) PRODUCCION.
Para aprobar proyectos, presupuestos y cotizaciones de este departamento, el administrador requiere tener conocimientos de los siguientes objetivos:
 Obtener el mejor valor en los materiales: comprarlos al precio mas bajo posible sin menoscabo de los requisitos de calidad.
Mantener los inventarios lo mas bajo posibles, sin perjuicio de la produccion y ventas,asi coo una buena rotacio.
Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas.
Introducir buenos procedimientos, junto con controles adecuados y una buena politica de compras.
Implantar programas,como el de analisis de valores y el analisis de costos a fin de decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir costo de las compras.
Tener informados a los departamentos involucrados con la actividad sobre los nuevos materiales que van saliendo y que puedan afectar la utilidad o el funcionamiento de la compañia.
Mantener una aportacion eficaz a las utilidades mediante analisis de valor y reduccion de costos.
E) RECURSOS HUMANOS.
El capital humano necesita una buena administracion que lo haga ser competitivo.Por eso , se recomienda promover un ambiente de colaboracion y confianza entre el personal , interesarse por las preocupaciones y problemas de los trabajadores y retroalimentarlos constantemente acerca de sus fortalezas laborales y de sus debilidades o aspectos a mejorar.
6.- ADMINISTRACION DE INVERSIONES..
El administrador de finanzas tiene a su cargo la coordinacion, formulacion, terminacion y supervicion del plan de utilidades, el cual indica que clase de activos e intereses financieros debe adquirir.Las propuestas de los proyectos de inversion pueden provenir de varias fuentes.Estos proyectos se clasifican en una de las siguientes categorias:
Para la produccion de nuevos productos o la ampliacion de las lineas de productos existentes.
Reposicion de equipos.
Investigacion y desarrollo.
Expansion de la compañia a otros estados o paises.
Actualizacion de maquinaria y/o equipo.
La evaluacion de proyectos de inversion es la tecnica por medio de la cual se analiza cuantitativamente si es conveniente o no asignar recursos a un plan especifico.Su importancia es tan grande, que el exito de las operaciones de una empresa se fundamenta en la utilidades que genere cada proyecto en lo individual
7.- OFRECER SERVICIOS DE EXCELENCIA
Para que un negocio logre prosperar en un corto plazo, hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones;
SER COMPETITIVOS tanto al momento de ofrece calidad en los productos y servicios, como en el trato a la clientela y a la comunidad.
PREPARARSE continuamente. Conocer a fondo los perfiles del producto, quienes son los competidores cercanos y dominar las caracteristicas del producto o servicio que se genera.
CUIDAR LA IMAGEN de la organizacion.
INTERCAMBIA conocimientos y experiencias. El aliarse con los proveedores, ademas de ser uno de los principios de calidad total, permite encontrar socios fieles de negocio.Ademas, unirse con los competidores resulta mas benefico que buscar la contienda desleal.
8.- LO QUE DEBEMOS EVITAR..SIEMPRE
Generalmente las organizaciones se encuentran inmersas en un cumulo de problemas que con el dia a dia pueden pasar desapercibidos.Los mas comunes se debe a que:
MAS DEL 50 % del tiempo de la administracion se emplea en juntas.Resulta curioso conocer que los temas que se incluyen en tales reuniones son casi siempre los mismos.
Lo anterior sugiere QUE lo mas probable es que se esten atacando sintomas en lugar de resolver las causas reales de los problemas.
TRABAJO SOBRE PRESION . La mayor actividad que se presenta cuando se aproxima el cierre de los ejercicios contables o presupuestales se ha convertido en una rutina desgastante que agota al personal y deteriora el ambiente de trabajo.En general, casi todas las actividades importantes se realizan bajo emergencia; la mayor parte de personal esta apagando fuegos en lugar de crear cosas nuevas.
AMBIENTE DE DESCONFIANZA, insatisfaccion, temor, señalamiento de culpables y cinismo.Si el personal revela sus verdaderos sentimientos , se podra trabajar con mayor productividad y menos fricciones.
9.- LADRONES DEL TIEMPO.
Ademas de los problemas que se suscitan al interior de una empresa,existen otros que tambien restan productividad al equipo de trabajo. Implementa mejoras en este aspecto e imponlas con tu personal.
EL TELEFONO. Muchos ejecutivos creen ser mas productivos en funcion a la cantidad de llamadas telefonicas que reciben. Para hacer mas efectiva su labor, programa horarios y minimiza las llamadas; contesta solo aquellas que sean realmente importantes.
VISITAS REPENTINAS. La politica de puertas abiertas a veces genera la recepcion de quejas, sugerencias, chismes y rumores. Ordena tus visitas: ocupa tu tiempo en escuchar a personas que aporten algo productivo.
REUNIONES. La pasion por las reuniones de trabajo restan productividad, y motivacio.Evitalas y programalas solo cuando existan razones de peso que requieran ser discutidas.
10.- FACTORES DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS..
Ten muy presente los siguientes aspectos, tanto en ti como en tus posibles socios potenciales.
HABILIDAD para conseguir recursos
LA PRODUCCION de articulos y servicios superiores a los demas
UN BUEN prestigio, seriedad aceptacion por parte de tu entorno economico.
HABILIDAD para conseguir y retener personal de alta calidad y eficiente.
MOTIVACION e impulso.
AMPLIA gama de clientes y capacidad para generar nuevos.
BUENAS relaciones laborales.
CONOCIMIENTO profundo del mercado.
COMERCIALIZACION imaginativa.
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