Los manuales de procedimientos constituyen el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización. De ahí la importancia de que estén definidos los procedimientos contables para cada uno de los subsistemas de una entidad.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que proporciona información financiera del ente económico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el propósito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situación desfavorable que ponga en peligro su supervivencia.

Constituye las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de esta. Mediante ella se explica y justifica la gestión de los recursos, y se protegen los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos. Uno de los fines fundamentales de esta ciencia es facilitar la toma de decisiones a la administración de una entidad, y además, brindarle pautas para mejorar su funcionamiento y elevar la calidad de los bienes que produce y de los servicios que presta.

El sistema contable es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de una organización, relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad. Entiéndase para ello “método” como la normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito. El “procedimiento” contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se construye un procedimiento concreto.

Un objetivo fundamental de esta ciencia es suministrar información de la situación económica y financiera de la empresa, cuestión necesaria para conocer el patrimonio de la misma y ejercer control sobre ella. De acuerdo con lo anterior, entre sus objetivos se pueden mencionar:

 Medir los recursos.

 Reflejar los derechos de las partes.

 Medir los cambios de los recursos y de los derechos.

 Determinar los periodos específicos de dichos cambios.

 Tener la información usando la unidad monetaria como común denominador.

 Controlas las propiedades de la entidad.

 Programar el uso que se de a estas propiedades.

La contabilidad constituye parte del sistema de información de una entidad , es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que proporcionan datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones económicas, que brinda información sobre la composición del patrimonio de esta.

La información contable debe atender a situaciones del pasado, del presente y del futuro:

 Del pasado, por que sirven de base para las comparaciones que permiten que permiten determinar los vaivenes y la situación de la organización en épocas distintas.

 Del presente, porque va indicando la calidad y la dirección del desarrollo de los acontecimientos, marca la realidad concreta a la fecha.

 Del futuro porque sin descuidar lo que pasa hoy, permite poner un ojo en el mañana y gerenciar con anticipación.

Como la contabilidad recibe la influencia de la sociedad y al mismo tiempo influye en ella, existe mucho interés por la formulación de normas y por la manera de como se ejerce la profesión. La normativa contable general es el proceso ordenado y sistemático consistente en elaborar, establecer, difundir y perfeccionar normas de contabilidad. El objetivo de este proceso es lograr estados contables elaborados sobre prácticas contables homogéneas o uniformes con lo cual se mejora la calidad de la información recibida por sus usuarios externos.

DESARROLLO

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables; por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito, fundamentalmente, a los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera.

Las transacciones son el componente básico de la actividad empresarial y, por tanto, el objetivo primero del control interno. La transacción origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusión. Las cuatro fases son: autorización, ejecución, anotación, y contabilización.

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura qué tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno.

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante porque no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.

Es bueno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, de ahí la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Cada procedimiento es un traje a la medida y debe cumplir con los objetivos propuestos y requerimientos específicos, este debe ser capaz de hacer que las personas hagan lo que tienen que hacer en el momento indicado y que se haga como es debido. Este, indica como ejecutar las operaciones y procesos de forma estándar y uniforme, con una calidad predeterminada, una garantía de seguridad, oportunidad, economía, eficiencia y eficacia.

En la confección de los procedimientos deben observarse los aspectos generales siguientes:

 Es necesario destacar, por medio de títulos y subtítulos, aquellos epígrafes que constituyen los aspectos más significativos dentro de una norma o tarea.

 Las instrucciones se elaboran por áreas de trabajo, describiendo paso a paso la ejecución de una tarea, desde su inicio hasta su terminación.

 Las fases de una tarea se numeran consecutivamente, siempre que esto contribuya a facilitar su descripción.

 Al describir una función o tarea, debe especificarse el nombre del cargo o de la unidad organizativa que interviene en su ejecución.

 Cuando hay que hacer referencias a tareas ya explicadas en otras instrucciones, se debe sintetizar, sin entrar nuevamente en explicaciones detalladas.

 En los casos en que se soliciten informaciones, debe especificarse la unidad organizativa a donde deben dirigirse, así como la fecha de cumplimiento.

 Se debe mencionar el nombre completo, sigla y número de cada modelo que se cite en la instrucción, al enunciarlo por primera vez.

 Cuando se norman las distintas actividades que componen una función determinada, requiere un número extenso de instrucciones que deben tener una secuencia previamente establecida, se agrupan conformando un Manual de Procedimientos sobre esa función.

 Las instrucciones deben redactarse en tiempo presente e iniciando siempre utilizando un verbo infinitivo (revisar, confeccionar, verificar, comprobar, elaborar, etc.).

 Numerar consecutivamente cada capítulo y dentro de éste, las instrucciones que lo componen. Numerar igualmente en forma consecutiva las hojas, partiendo del número de cada instrucción. Estas numeraciones son convencionales.

Todo procedimiento deberá proporcionar información: clara, concisa y completa; expresada de forma sencilla, aunque no pobre, ni monótona sobre:
qué cosa hacer, cómo hacerla, cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y quién hará o se responsabilizará de lo hecho.

El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de producción, ventas, compras, financiación, llegando a ser parte medular de un negocio.

La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del inventario como el conjunto de existencias que se tienen con el objetivo de satisfacer la demanda al más bajo costo posible.

Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida.

Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo.

Sistema periódico de inventarios: con el sistema de inventario periódico el costo de los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico existente se puede realizar una o dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.

Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.

Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de inventarios. Existen tres métodos principales para la valuación de inventarios que han sido generalmente aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado.

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación.

CONCLUSIONES

Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las unidades organizativas de la entidad.

Cada dirigente, funcionario y trabajador debe conocer no sólo las especificaciones organizativas y técnicas de su trabajo, sino también el alcance de sus funciones y responsabilidades.

Con los procedimientos contable-financieros para el subsistema de Inventarios, se contribuye a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción, despacho y control de los mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa. Así mismo, para el departamento de Contabilidad es indispensable, ya que le proporciona una herramienta para obtener información rápida y oportuna, sobre los inventarios que dispone la empresa.

Lic. Lisbel Valera Fernández